La e-réunionite aiguë : le nouveau mal des entreprises ?
02/06/2020
La e-réunionite aiguë : le nouveau mal des entreprises ?

La crise sanitaire compliquant les rendez-vous physiques, les outils numériques ont pris le relais.
On le sait, les salariés français passent beaucoup de temps en réunion. 4,5 heures par semaines en moyenne d’après une étude réalisée par Opinionway.

En période de télétravail, cette fâcheuse habitude est omniprésente, peut-être même encore davantage.


“On se fait une visio ?”

On dit souvent qu’ensemble, on va plus loin. Dès lors, réunir plusieurs personnes autour d’une table et d’un sujet peut en effet être tentant pour faire appel à l’intelligence collective. Or, cette “surcharge” collaborative n’est pas forcément vécue comme réellement productive et encore moins lorsque l’équipe est amenée à travailler à distance.

On passe davantage de temps en réunion car la distance suscite le besoin de se rapprocher. Les équipes, une fois éloignées, ont besoin de maintenir le lien social. Par téléphone ou par les outils de messageries en ligne, toutes les occasions sont bonnes pour créer du lien, même de petits sujets qui n’ont pas besoin de donner lieu à des échanges collaboratifs.
On peut constater encore moins de préparation, davantage de passivité de la part des participants, moins de prise de notes et de suivi. Et, finalement, moins d'objectifs atteints en séance.
Pari ailleurs, la notion du temps tend est altérée en télétravail. La limite entre le privé et le professionnel se fait plus mince. Dans les interactions avec ses collègues, on observe le même phénomène.


Pour éviter la réunionite à distance, nous partageons quelques astuces :

  • Annoncer un ordre du jour précis : chaque réunion doit avoir des objectifs clairs
  • Prévoir une durée adaptée à l’objectif et « digeste’ pour les participants (1.5 heure en moyenne)
  • Inviter uniquement des personnes qui peuvent faire avancer la réunion
  • Prévoir 10 minutes pour vérifier avec les participants les aspects techniques (qualité de la connexion, connaissance des outils d’interaction).
  • Avant de commencer la réunion, fixer les règles : modalités de prise de paroles, durée de la réunion…
  • Choisir des techniques d’animation adaptées qui favorisent l’implication : tour de table synthétique (météo), power point attractif (qui pourra servir de compte-rendu), sondages pour recueillir l’avis des participants, brainstorming pour la production idées…
  • Réussir la réunion à distance : noter toutes les décisions prises (outil tableau blanc) et les rassembler dans un compte rendu de réunion
  • Acter la prise de décisions et suivre le plan d’action, jusqu’à la prochaine réunion

 

 

Pour aller + loin, REZO vous propose :

 

 

 

 

 

 

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